أولا: قسم الدعوة وتوعية الجاليات
مهام مسؤول قسم الدعوة وتوعية الجاليات
1- إقامة المحاضرات ومتابعتها بلغة الجاليات .
2- إقامةالدروس ومتابعتها .
4- إقامة المسابقات الدعوية للجاليات المسلمة وغير المسلمة .
5- الجولات الدعوية .
6- عمل المسح الميداني للمحافظة وتحديثه سنويا .
7- اعداد برنامج النشاط الرمضاني للجاليات .
8- إقامة الرحلات الترفيهية والمسابقات.
9- إقامة رحلات الحج والعمرة.
10- زيارة المحلات والمراكز وتوزيع المطويات والمواد الإعلامية .
11- البحث وترجمة الكتب والمطويات وطباعتها.
12- الزيارات الميدانية للمسلم الجديد .
13- عقد الدروس والدورات للمسلمين الجدد الموجودين ومراسلة المنتقلين ومن خرج منهم خروج نهائي.
14- إقامة رحلات الحج والعمرة للمسلمين الجدد.
15- استضافة المسلمين الجدد في المكتب والإجتماع بهم .
16- وضع مسابقات ورحلات للمسلمين الجدد.
17- دعم المسلمين الجدد وتحديد مشاكلهم وحلها بقدر المستطاع .
18- العناية بالمسلمات الجدد{ دورات - دروس - هدايا - حل المشاكل – التواصل معهن }
19- تنسيق الوجبات الدعوية
1 -المراسم والضيافة للمحاضرين وطلاب العلم وزوار المكتب.
2-صياغة وطباعة وتوزيع الإعلانات والملصقات والدعاية للمكتب { الورقية-
القماشية- وغيرها } .
3 - توثيق المواد الإعلامية { مرئية – مسموعة – بالصورة وغيرها }.
4-جمع المواد الإعلامية من الشؤون المالية وإدارة الدعوة والإرشاد وإدارة الجاليات
وتوثيقها في الحاسب الآلي .
5- الإشراف على موقع المكتب الإعلامي والدعوي وتحديث معلوماته .
6 -تأمين البرامج الخاصة بلغات الجاليات لإستخدامها من قبل الدعاة .
7-تنمية الموارد البشرية والمتطوعين للمكتب .
8-تفقيه المسلمين بأمور دينهم ودعوة غيرهم للإسلام عبر الإنترنت
9- عمل لوحات دعائية للمكتب وإصدار بطاقات للعاملين في المكتب .
10- الرد على البريد الألكتروني للمكتب.
11-تجهيز المستودعات لمطبوعات المكتب والمطويات والمصاحف وغبرها .
12- تجهيز ومتابعة مكبرات الصوت والتأكد من وجود طاولة وكرسي في المساجد التي ستلقى فيها المحاضرات أو الدروس .
13-التنسيق مع مندوبي الصحف في المحافظة وتزويدهم بمناشط المكتب الدعوية
والإرشادية وغيرها .
ثالثا: قسم الدعوة والإرشاد:
مهام قسم الدعوة والإرشاد :
1-تنسيق جداول المحاضرات ومتابعتها .
2-تنسيق جداول الكلمات ومتابعتها .
3-تنسيق جداول الدروس ومتابعتها .
4- توزيع المكتبات المتنقلة في المواقع ومتابعتها .
5- توزيع الكتيبات والمطويات وغيرها مع توخي المناسبات .
6-إقامة المسابقات لشرائح المجتمع ,
7-الرحلات الترفيهية واستقطاب الشباب .
8-رحلات الحج والعمرة .
9-تأليف الكتب والمطويات ومراجعتها وطبعها .
10-استبدال الأشرطة الغنائية بغيرها من الأشرطة النافعة .
11-رفع الخطة الشهرية والسنوية للإدارة .
12-استقطاب بعض الكوادر النسائية للدعوة والمشاركة في المجال الدعوي.
13-جدولة دروس في مدارس البنات وذلك بالتنسيق مع المندوبية .
14-اعداد كتيبات ومطويات وأشرطة توزع على منسوبي وأعضاء المكتب والتواصل
معهم.
رابعا:قسم الشؤون المالية والإدارية :
مهام مسؤول قسم الشؤون المالية والإدارية :
1-حث المحسنين والمتبرعين على الأعمال الخيرية ودعم المكتب والتواصل معهم .
2-إيجاد موارد مالية للمكتب.
3-العناية بالإستقطاع الشهري والتواصل مع المستقطعين .
4-إيجاد موارد مالية ثابته أو وقفية للمكتب .
5-تدقيق الحسابات الخاصة بالمكتب { الإيرادات - المصروفات }
6-تنظيم ملفا ت وسجلات العاملين بالمكتب .
7-اصدار التقارير الشهرية والسنوية للمكتب ورفعها للإدارة .
8-وضع الخطة والميزانية للمكتب .
9-*مراجعة الحسابات مع مكتب المراجعة وتدقيقها .
10تحرير خطابات الإدارة .
11-الصادر والوارد.
خامسا: قسم الإستقبال والمكتبة وخدمات الكتب:
1-طلب تأمين جميع مستلزمات وأحتياجات المكتب النثرية .
2 -الإشراف على مستودعات المكتب وتنظيمها .
3-الإشراف على المكتبة العامة وتنظيمها .
4-اعداد الهدايا للزوار والرحلات والمسابقات وغيرها .
5-اعداد الكتيبات والمطويات للمكتبات المتنقلة والجولات الدعوية وما له علاقة بذلك .
6-اعداد كتيبات – المسلم الجديد - هدية المسلم الجديد بالتعاون مع قسم الجاليات .
7-القيام بالجرد السنوي – والنصف سنوي للمستودعات والإستقبال .
8- توفير عناوين الكتب والأشرطة السمعية والمرئية والمطويات الموجودة في الإستقبال والمستودعات وإدخال البيانات في الكمبيوتر .
9- التأكد من ختم كل الكتب ، وعدم خروج أي كتاب إلإ وهو مختوم بختم المكتب للمستفيدين
10 -وضع ملفات وفهارس للمستفيدين يتوفر فيه { الإسم- الجنسية - عنوان الكتاب - اللغة- اسم الكتاب أو الشريط وغيرها}
11-رفع تقرير شهري عن الأعمال التي قام بها .
12-المشاركة في اعداد رحلات الحج والعمرة والرحلات الترفيهية .
13-الإشراف على سيارات المكتب وتحهيزها بالتعاون مع الشؤون المالية .